Cómo controlar el stock de tu negocio sin planilla

La planilla de Excel funciona hasta que abrís el segundo local o contratás al segundo empleado. Después, lo que dice la planilla y lo que hay en el estante son dos cosas distintas. Acá va cómo se controla el stock de verdad, con cinco reglas que caben en una hoja.

Por qué la planilla se rompe

No es culpa del Excel. Es que la planilla tiene tres problemas de nacimiento:

• Se actualiza después. Vendés a las 10, anotás a las 19 (si te acordás). Entre medio, el stock que ves es mentira.
• La maneja una sola persona. Si la abren dos a la vez, gana el último que guardó. Si la abre el que no sabe, se rompe la fórmula.
• No tiene memoria. Dice cuánto hay, no cuánto había ni quién lo movió. Cuando falta algo, no hay a dónde mirar.

Con un local y una persona se aguanta. Con dos locales, ya no: cada uno tiene su planilla, y "¿tenés en el otro local?" se contesta por WhatsApp, mirando el estante.

Regla 1: el stock se descuenta cuando cobrás, no cuando te acordás

Es la regla madre. El momento de la venta es el único en el que sabés con certeza que un producto salió. Si el registro pasa por otro lado (un cuaderno, una planilla a la noche), siempre va a haber ventas que se pierden en el camino.

Por eso el control de stock arranca en la caja: el sistema donde cobrás tiene que ser el mismo que descuenta. Cobrás una crema, hay una crema menos. Sin pasos intermedios, sin nadie que tenga que acordarse.

Regla 2: un producto, un código

"Crema hidratante 200 ml" escrita de tres formas distintas son tres productos para la planilla y uno para el estante. Cada producto necesita un solo código (el de barras si lo tiene, un SKU propio si no), y todo el mundo lo carga por ese código, no por el nombre.

Dos detalles que ahorran mucho dolor:

• Foto. Un cajero nuevo no sabe qué es "SKU 4471". Con la foto, no se equivoca de producto.
• Variantes. Si vendés ropa o calzado, el talle y el color son variantes del mismo producto, no productos sueltos. Así "remera negra" tiene un stock por talle y vos ves de un vistazo qué falta.

Regla 3: cada local tiene su stock, y lo que viaja, viaja con registro

Con dos sucursales aparece la trampa clásica: mandás mercadería de un local al otro "para salir del paso", nadie lo anota, y a fin de mes a uno le sobra y al otro le falta exactamente lo mismo.

La solución es una transferencia con estado: sale del stock de origen cuando se envía, y entra al de destino cuando se recibe. Mientras tanto figura "en camino". Si el paquete no llega, no se pierde en la nada: está en camino, con fecha y con nombre de quien lo mandó.

Regla 4: contá por partes, no todo a fin de mes

El inventario general del 30 es un día perdido, con el local cerrado, y al 31 ya está desactualizado. Funciona mejor el conteo por partes: cada semana, una categoría o un pasillo. Diez minutos con el celular, sin cerrar.

Lo importante no es contar, es registrar la diferencia. Contaste 8, el sistema decía 10: se ajusta a 8 y queda anotado que faltaron 2, cuándo y quién contó. Con tres conteos ya ves el patrón: qué categoría se "evapora", en qué local, en qué turno.

Regla 5: cada producto sabe cuándo pedirse

El mínimo de reposición es un número por producto: "cuando queden 5, avisar". Es la diferencia entre enterarte de que se acabó porque lo mirás en un panel y enterarte porque un cliente se fue sin comprar.

No hace falta ponérselo a los 3.000 productos el primer día. Empezá por los 50 que más vendés. El resto se va sumando cuando duele.

La regla extra: todo movimiento con nombre

Venta, compra, ajuste, transferencia, devolución: cada uno deja una línea con fecha, cantidad y quién lo hizo. Es lo que la planilla nunca tuvo. Cuando falta algo, no se acusa a nadie: se abre el historial del producto y se mira.

Cómo empezar sin frenar el negocio

1. Exportá la planilla que tenés, tal como está. No la limpies antes: la limpiás adentro del sistema, con la foto al lado.
2. Importala. Nombre, código, precios y cantidad por local. Un buen sistema la lee aunque los títulos de las columnas sean los tuyos.
3. Hacé un conteo inicial de las categorías fuertes. No de todo: de lo que mueve plata.
4. Desde ese día, cobrá por el sistema. Regla 1. Todo lo demás se acomoda solo.

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