Los seis números del reparto que conviene mirar
Preguntale a cualquiera cómo viene el reparto y te va a contestar "bien, creo". Nadie miente: es que no hay con qué contestar. La salida tampoco es un tablero con veinte cifras que después nadie mira. Son seis números, con la cuenta de cada uno y qué hacer cuando se van.
Medir de más es no medir
En los cursos a esto le dicen KPI, la sigla en inglés de "indicador clave". La palabra que importa es clave: si son veinte, ninguno lo es. Un tablero largo se mira entero la primera semana y a la tercera ya nadie lo abre.
Un número se gana el lugar con dos preguntas:
- ¿Qué hago si está mal? Si no hay una acción concreta atrás, no es un indicador: es decoración.
- ¿Sale solo? Si hay que juntar papeles dos horas el lunes, lo vas a hacer tres semanas y después no.
Y no busques el número "bueno" en internet: un reparto de electrodomésticos en Itá y uno de comida en el centro no se parecen en nada. Tu objetivo es tu propio número de la semana pasada.
1. Cuántas entregas salieron bien
La cuenta: entregas confirmadas ÷ entregas que salieron × 100. Supongamos que salieron 40 y volvieron 37 confirmadas: 92%.
Cuando está mal, casi siempre son tres motivos: no encontraron la dirección, el cliente no estaba, o no tenía la plata. Tres problemas distintos con tres soluciones distintas, así que el porcentaje solo no alcanza.
Qué hacer: no mires el número, mirá la lista de las que fallaron con el motivo al lado. Para eso la falla se registra en la puerta, y no en la cabeza del repartidor hasta que vuelva al local.
2. Cuánto tarda una entrega
La cuenta: el promedio de minutos desde que el pedido queda listo para salir hasta que se marca entregado, separado por franja del día: los de la tarde tardan más, y el promedio de los dos juntos no te avisa de ninguno.
Cuando está mal, la pregunta no es cuánto tardó sino en qué tardó. Partí el tiempo en dos: cuánto esperó el pedido para salir y cuánto estuvo en la calle. En los negocios chicos buena parte se va en el mostrador, esperando que se junten pedidos. Eso no se arregla apurando al repartidor.
3. Cuántas entregas hace cada repartidor por día
La cuenta: entregas confirmadas ÷ días trabajados, por persona. Sirve para repartir zonas, no para apretar gente.
Cuando es bajo, lo primero que uno piensa es que el repartidor anda despacio. Normalmente no: sale con cuatro paradas, vuelve al local a buscar más y hace el mismo camino tres veces. O le tocan siempre las zonas lejanas y nadie lo notó, porque nunca se miró por persona.
Cuando es alto, revisá el número 1 antes de festejar: si las entregas por persona suben y las que salen bien bajan, no aumentó la productividad, aumentó el apuro.
4. Cuánto te cuesta cada entrega
La cuenta: todo lo que gastaste en repartir en el mes ÷ las entregas de ese mes. Todo es todo: combustible, mantenimiento, cubiertas, el sueldo del repartidor, el celular. Está desarmado paso a paso en cuánto te cuesta cada entrega.
Qué hacer con el número: ponelo al lado de lo que cobrás de envío. Si cobrás Gs 10.000 y te cuesta Gs 15.000, ponés Gs 5.000 de tu bolsillo en cada entrega. Puede estar bien si el margen lo aguanta; lo que no puede ser es que te enteres a fin de año.
5. Cuántas entregas hay que repetir
La cuenta: entregas que necesitaron un segundo viaje ÷ total × 100. Cada repetición cuesta casi lo mismo que una entrega nueva, y encima el cliente ya está molesto.
Cuando está mal, la causa más repetida es la dirección. Acá una dirección escrita rara vez alcanza para llegar: "casi esquina", "la casa del portón verde", un barrio donde las calles no tienen cartel.
Qué hacer: pedir el link de Google Maps cuando se toma el pedido, no cuando el repartidor ya está arriba de la moto. Y avisarle al cliente antes de salir, para que esté.
6. Cuánta plata queda sin cobrar al cierre del día
La cuenta: total entregado del día − total rendido en caja. Adentro hay dos cosas distintas, y conviene separarlas desde el primer día:
- El repartidor todavía no rindió el efectivo. No es deuda del cliente: es plata tuya caminando, y se arregla con un cierre diario. Si cerrás la caja en el mismo sistema donde vendés, este número llega a cero solo.
- El cliente quedó en pagar más adelante. Eso ya no es un pendiente del día: es una venta a cuotas y tiene que quedar anotada con nombre, monto y vencimiento. Lo que no tiene fecha, no se cobra.
Cuando el número nunca llega a cero, no tenés un problema de cobranza: no tenés cierre.
Los dos números que te mienten en la cara
Un tiempo de entrega bajísimo. Si el promedio te da 25 minutos, puede ser que el reparto sea una máquina… o que solo estés repartiendo a ocho cuadras. También baja cuando empezás a decir que no a lo lejano. Miralo junto con la cantidad de entregas: un promedio que mejora mientras cae el volumen no es eficiencia, es que dejaste de ir.
Un 100% de entregas exitosas. Casi nunca significa que no falla nada: significa que las fallidas no se registran. El repartidor vuelve con el paquete, lo deja en el mostrador, mañana sale de nuevo, y en el papel figura una sola entrega, exitosa. Si te da 100% dos meses seguidos, el problema no está en el reparto sino en el registro.
De ahí sale la regla: un número que solo puede mejorar no sirve. Si no hay forma de anotar que algo salió mal, lo que mirás es un adorno. Por eso la falla se marca desde el celular, en la puerta, con motivo y foto.
Cinco minutos los lunes
No hace falta un tablero ni una reunión. Los mismos seis números, el mismo día de la semana, contra tu semana anterior. Y una sola decisión: tocá el que más se movió, y nada más. Si cambiás tres cosas a la vez, la semana que viene no vas a saber cuál sirvió.
| El número | La cuenta | Qué revisás cuando se va |
|---|---|---|
| Entregas que salieron bien | Confirmadas ÷ salidas | Las fallidas, con el motivo |
| Tiempo por entrega | Promedio de minutos, por franja | Cuánto esperó adentro y cuánto anduvo |
| Entregas por repartidor | Confirmadas ÷ días, por persona | Cómo están repartidas las zonas |
| Costo por entrega | Gasto del mes ÷ entregas del mes | Lo que cobrás de envío, al lado |
| Entregas repetidas | Segundos viajes ÷ total | Cómo se cargan las direcciones |
| Sin cobrar al cierre | Entregado − rendido en caja | Qué es efectivo sin rendir y qué es cuota |
Si hoy no podés con los seis, empezá por dos: cuántas salieron bien y cuánto te cuesta cada una. Con esos ya sabés si el reparto funciona y si te deja plata; los otros cuatro explican por qué.
En VendeX estos números salen solos.
Cada envío lleva su link de Maps, cada ruta tiene sus paradas y su repartidor, y la app del celular confirma la entrega o la marca como fallida con motivo y foto. Mirá cómo funciona el reparto.
Escribinos por WhatsAppPreguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene mirar estos números?
Una vez por semana, el mismo día y a la misma hora. Todos los días es ruido: un martes de lluvia da pésimo y no significa nada. Una vez por mes es tarde.
¿Cuál es un buen porcentaje de entregas exitosas?
El tuyo de la semana pasada, más un poco. No hay un número que sirva para todos: depende de qué vendés y a qué distancia repartís. Lo que vale para cualquiera es que las fallidas estén registradas de verdad.
¿Puedo llevar esto en una planilla?
Podés, y para arrancar está bien. El problema es la carga a mano: la entrega que nadie anota es justo la que necesitabas ver. Cuando el número sale del mismo lugar donde el repartidor confirma, deja de depender de la memoria de nadie.
El repartidor dice que entregó y el cliente dice que no le llegó. ¿Qué hago?
Mirás la hora y el lugar de la confirmación, y la foto si fue una falla. No es desconfiar del repartidor: es que la discusión tenga algo escrito en el medio.